Menggabungkan Dua Sel Excel

Bagaimana kalau Anda punya dua format berbeda dalam jumlah yang sangat banyak? Misalkan, Anda perlu menggabungkan field Tempat dan Tanggal Lahir dalam satu kolom.

Untuk menyiasatinya, buatlah kolom Tempat (Lahir), dan kolom Tanggal Lahir dalam kolom tersendiri. Misalnya, taruh data Tempat (Lahir) di kolom M, sedangkan data Tanggal Lahir disimpan di kolom O. Supaya cepat, isi Tanggal Lahir (kolom O) menggunakan keypad dengan format pengetikan (dd-mm-yy) atau (dd/mm/yy). Contoh, jika Anda akan mengetik 25 November 1992, cukup ketik 25/11/92 atau 25-11-92.

Jika, setelah di-enter, yang muncul adalah 25/11/92 atau 25-11-92 atau 25 11 92 atau 25-Nov-92, jangan cemas dulu. Formatlah sel/range dengan (dd mmmm yyyy). Caranya, blok kolom O, lalu klik “Format > Cells > Number > Custom”, lalu pilih dd mmmm yyyy pada Type. Jika pilihan tersebut tidak tersedia, buat pada kotak Type dengan cara mengetikkan dd mmmm yyyy. Akhiri dengan mengklik “OK”. Nah, format yang diinginkan kini telah muncul.

Sekarang, ketik seluruh data. Dalam hal ini, ada dua hal yang bisa Anda lakukan dengan cepat. Pertama, Anda bisa mengisi tanggal, bulan, dan tahun hanya dengan mengetik 6 digit (jika tanggal dan bulan satuan) atau 8 digit (jika tanggal dan bulan puluhan).

Begini langkah selanjutnya.
1. Di dalam program Excel, blok kolom Tanggal Lahir, lalu klik “Copy”.
2. Pindah ke MS Word, lalu klik “Edit > Paste Special > Paste > Unformatted Text > OK”.
3. Kembali ke Excel, blok kolom (di tempat yang salinannya akan ditempel, misalnya O7:O10) dengan mengklik “Format > Cells > Number > Text > OK”.
4. Pindah lagi ke Word, blok teksnya dan klik “Copy”.
5. Balik lagi ke Excel, tempatkan penunjuk sel di O7, lalu klik “Paste Special > Paste > Text > OK”. Kini, gabungkan hasil di sel O7 menggunakan operator sesuai keinginan. Hasil yang sama akan diperoleh jika Anda menggunakan perintah “=Concatenate(M7;O7)”.
6. Selanjutnya, tinggal salin dan tempel ke range di bawahnya.
7. Terakhir, salin dari range ke range yang sama menggunakan pasangan perintah “Edit > Copy” dan “Edit > Paste Special > Value”. Kini kolom yang tidak terpakai bisa dihapus dengan perintah “Edit > Delete > Entire Column > OK”. (PCplus)

Sumber: KOMPAS.com, Kamis, 31 Desember 2009

Otomatis Membaca Data Teks Excel

Bekerja dengan sebuah spreadsheet tidaklah mudah, apalagi jika Anda dituntut untuk menjaga keakuratan data yang tertera di sana. Nah, dengan fitur Text to Speech, Anda bisa membuat komputer membacakan semua teks yang dimasukkan ke Excel untuk melakukan verifikasi. Begini cara mengaktifkannya.
1. Pada menu “Tools”, pilih “Speech”, kemudian klik “Show Text To Speech Toolbar”.
2. Pilih kelompok cell yang ingin dibacakan.
3. Pada toolbar “Text To Speech”, klik “By Rows” agar komputer membacakan per baris, atau pilih “By Columns” agar komputer membacakan data per kolom.
4. Klik “Speak Cells” agar komputer membacakan sel yang Anda pilih.
5. Jika menemukan kesalahan pada data, klik “Stop Speaking”, lalu gunakan mouse untuk memperbaikinya.
6. Klik “Speak Cells” untuk melanjutkan.

Agar Excel membacakan setiap data yang Anda memasukkan ke dalam cell, jajal trik ini.
1. Pada menu “Tools”, pilih “Speech”, lalu klik “Show Text To Speech Toolbar”.
2. Pada toolbar “Text to Speech”, klik “Speak On Enter”. Selanjutnya, setiap kali Anda memasukkan data pada sebuah cell dan menekan Enter, komputer akan membacakan data yang ada di cell tersebut. (PCplus)

Sumber: KOMPAS.com, Kamis, 31 Desember 2009

Kunci dan Sembunyikan Rumus Excel

Selagi bekerja dengan rumus di Excel, mungkin Anda merasa perlu untuk menyimpan dan memproteksinya supaya tidak terjadi perubahan ketika Anda ingin menggunakannya kembali. Bagaimana caranya?

Sebenarnya mudah saja, bahkan Anda dapat menyembunyikannya sekalian. Begini caranya.
• Mula-mula, blok dulu sel yang rumusnya ingin Anda sembunyikan.
• Pilih “Format > Cell”, dilanjutkan dengan mengklik tab “Protection”. Aktifkan “Locked” untuk menguncinya dan “Hidden” untuk menyembunyikannya, lalu klik “OK”.
• Pastikan sel lain tidak ikut terkunci agar sewaktu-waktu Anda dapat mengubah data yang ada (Locked tidak aktif, karena default-nya Locked aktif) yaitu dengan memblok semua sel yang tidak akan dikunci. Ingat, jangan aktifkan Locked dan Hidden.
• Pilih “Tools > Protection > Protect Sheet…”. Akan muncul kotak dialog “Protect Sheet”. Aktifkan “Contents”, kemudian ketik password yang akan digunakan, diakhiri dengan “OK”. Akan muncul kotak dialog “Confirm Password” untuk memastikan. Ketik kembali password yang sama, lalu tekan “OK”. Simsalabim! Rumus akan menghilang dengan tiba-tiba.
• Untuk memunculkannya kembali, pilih “Tools > Protection > Unprotect Sheet…”. Masukkan password, lalu klik “OK”. Tada! Rumus akan muncul kembali. (PCplus)

Sumber: KOMPAS.com, Kamis, 31 Desember 2009